Privacybeleid Finnibook
1. Wie wij zijn
Finnibook is een boekhoudapplicatie voor zelfstandigen en kleine ondernemers in Nederland, bereikbaar via finnibook.com en app.finnibook.com. De applicatie wordt aangeboden door Finnibook Limited, gevestigd te Suite C, Level 7, World Trust Tower, 50 Stanley Street, Central, Hong Kong, geregistreerd onder nummer 80882878 (Companies Registry Hong Kong). Voor de verwerking van jouw persoonsgegevens zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Vragen over privacy? Mail ons op info@finnibook.com.
Sla jij in Finnibook gegevens op van jóuw klanten? Voor die gegevens ben jij verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Daarvoor geldt de verwerkersovereenkomst die onderdeel is van onze algemene voorwaarden.
2. Welke gegevens wij verwerken
2.1 Accountgegevens
Wanneer je een account aanmaakt en gebruikt, verwerken wij:
- E-mailadres (voor inloggen en communicatie)
- Wachtwoord (versleuteld opgeslagen; wij kunnen dit niet inzien)
- Voornaam
- Tijdstippen van aanmaken en inloggen
2.2 Bedrijfsgegevens
Over jouw onderneming verwerken wij:
- Bedrijfsnaam en rechtsvorm
- KvK-nummer en BTW-nummer
- Vestigingsadres en telefoonnummer
- IBAN (bankrekeningnummer)
Vul je je KvK-nummer in, dan kunnen wij je bedrijfsgegevens ophalen via de API van de Kamer van Koophandel.
2.3 Financiële en administratieve gegevens
Voor de boekhoudfunctie verwerken wij de gegevens die je invoert of die via koppelingen binnenkomen:
- Facturen en offertes (inclusief bedragen, BTW, regelitems en betaalstatus)
- Bonnetjes en inkoopfacturen, inclusief geüploade foto's en PDF's
- Urenregistratie (datum, project, omschrijving, uren, tarief)
- Kilometerregistratie (rit, afstand, vergoeding)
- Gegevens van jouw klanten (naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, KvK- en BTW-nummer, notities)
- Banktransacties die via de bankkoppeling worden opgehaald (zie 2.4)
2.4 Bankgegevens (open banking)
Als je je bankrekening koppelt, halen wij via onze partner Enable Banking je rekening- en transactiegegevens op. Dit gebeurt alleen met jouw uitdrukkelijke toestemming en uitsluitend om je boekhouding te vullen. De toegang is alleen-lezen: wij kunnen nooit betalingen uitvoeren of wijzigen.
- Wij bewaren de koppelingsgegevens (sessie- en rekening-ID, IBAN, banknaam, vervaldatum van de koppeling)
- De opgehaalde transactiegegevens (bedragen, datums, omschrijvingen, tegenpartijen) worden opgeslagen in onze database binnen de EU, zodat we ze kunnen koppelen aan je facturen en categoriseren voor je boekhouding
De toestemming voor de bankkoppeling verloopt na 90 dagen (een wettelijke PSD2-vereiste) en verleng je zelf in de app.
2.5 Gesprekken met de AI-assistent (Finn)
De applicatie bevat een AI-assistent, Finn, waarmee je vragen over je financiën kunt stellen. Als je met Finn praat, communiceer je met een AI-systeem, niet met een mens. Wij bewaren de inhoud van deze gesprekken zolang je account bestaat, zodat de functie kan werken. Deze gesprekken kunnen financiële informatie bevatten. De gesprekken worden verwerkt via onze AI-leverancier Anthropic (zie hoofdstuk 4); jouw gegevens worden daarbij niet gebruikt om AI-modellen te trainen.
2.6 Betaalgegevens
Voor je abonnement verwerkt onze betaaldienstverlener Stripe je betaalgegevens (zoals IBAN, betaalstatus en incassomandaat). Zie hoofdstuk 4 onder "Ontvangers die zelf verantwoordelijk zijn".
3. Waarom wij deze gegevens verwerken, en op welke grondslag
| Doel | Grondslag (AVG) |
|---|---|
| Het leveren van de boekhoudfunctie (facturen, bonnetjes, BTW-overzichten, uren, kilometers) | Uitvoering van de overeenkomst |
| Het beheren van je account en het bieden van ondersteuning | Uitvoering van de overeenkomst |
| Het koppelen van je bankrekening en verwerken van transacties | Jouw uitdrukkelijke toestemming (PSD2) |
| Het beantwoorden van je vragen via Finn | Uitvoering van de overeenkomst |
| Het versturen van facturen en herinneringen namens jou | Uitvoering van de overeenkomst |
| Service-mails over je abonnement of de Dienst | Uitvoering van de overeenkomst |
| Onze eigen facturatie en administratie | Wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht) |
Wij gebruiken je gegevens niet voor advertenties en verkopen ze nooit.
4. Met wie wij gegevens delen
4.1 Verwerkers (werken uitsluitend in onze opdracht)
Wij schakelen dienstverleners in die namens ons gegevens verwerken. Met elk van hen hebben wij een verwerkersovereenkomst. De actuele lijst met details staat altijd op finnibook.com/subverwerkers. Op dit moment:
| Dienstverlener | Wat zij verwerken | Locatie |
|---|---|---|
| Supabase | Database, accounts, opslag van bonnetjes en documenten | EU (Ierland) |
| Enable Banking | Bankkoppeling: IBAN, transactiegegevens (PSD2-vergund) | EU (Finland) |
| Anthropic (Claude) | AI-assistent Finn en het uitlezen van bonnetjes | VS |
| Resend | Versturen van e-mails (facturen, herinneringen), via EU-servers (Ierland) | VS/EU |
| Tavily | Zoekopdrachten van Finn. Alleen de zoekterm wordt gedeeld, nooit je naam, cijfers of accountgegevens | VS |
| Railway | Hosting van de serversoftware | VS |
| Vercel | Hosting van de applicatie-interface; verwerkt technische verbindingsgegevens (IP-adres, logbestanden) | Wereldwijd |
| Hostinger | E-mailverkeer via info@finnibook.com (support) | EU |
4.2 Ontvangers die zelf verantwoordelijk zijn
- Stripe (voor Europese en Nederlandse dienstverlening: Stripe Payments Europe Ltd, Ierland) verwerkt als betaaldienstverlener je betaalgegevens voor het abonnement. Stripe is daarvoor zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Gegevens kunnen daarbij mede worden verwerkt door Stripe-groepsmaatschappijen in de Verenigde Staten, onder het EU-US Data Privacy Framework en de Europese modelcontractbepalingen. Zie het privacybeleid van Stripe.
- Kamer van Koophandel: bij gebruik van de KvK-ophaalfunctie sturen wij je KvK-nummer naar de KvK-API en ontvangen wij je bedrijfsgegevens terug.
4.3 Overig
Wij delen gegevens verder alleen als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld met een toezichthouder.
5. Doorgifte buiten de Europese Unie
Je kerngegevens (database, documenten en de bankkoppeling) worden binnen de EU opgeslagen en verwerkt. Een aantal ondersteunende diensten (Anthropic, Resend, Tavily, Railway) verwerkt gegevens in de Verenigde Staten.
Voor deze doorgifte steunen wij op het EU-US Data Privacy Framework voor zover de betreffende dienstverlener daaronder gecertificeerd is (dat geldt onder meer voor Anthropic en Resend), en aanvullend op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (Standard Contractual Clauses). De actuele status per partij staat op finnibook.com/subverwerkers.
6. Hoe lang wij gegevens bewaren
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Je administratie en accountgegevens | Zolang je account bestaat. Na het einde van je abonnement kun je nog twee maanden (gerekend vanaf je opzegdatum) alles inzien en exporteren; daarna worden je gegevens verwijderd |
| Gesprekken met Finn | Zolang je account bestaat; verwijderd samen met je account |
| Onze facturen aan jou (abonnement) | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
Let op: als ondernemer ben je zelf wettelijk verplicht je administratie te bewaren (in beginsel 7 jaar). Exporteer je administratie voordat je toegang eindigt; Finnibook is niet je archief.
7. Hoe wij je gegevens beveiligen
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen:
- Toegangscontrole op rijniveau in de database: je hebt uitsluitend toegang tot je eigen gegevens, technisch afgedwongen
- Versleutelde opslag van wachtwoorden en beveiligde sessies
- Privéopslag van bonnetjes en documenten, alleen toegankelijk via tijdelijke, persoonlijke links
- Versleutelde verbindingen (HTTPS) voor al het dataverkeer
- Beveiliging van de server-API met authenticatie en beperking van verzoeken (rate limiting)
8. Cookies
Finnibook gebruikt uitsluitend functionele cookies en vergelijkbare technieken die nodig zijn om de applicatie te laten werken, zoals het onthouden van je inlogsessie. Wij gebruiken geen tracking-cookies en geen advertentiecookies. Daarom zie je bij ons ook geen cookiebanner.
9. Geen geautomatiseerde besluitvorming, geen minderjarigen
De AI in Finnibook doet voorstellen (zoals een categorie voor een uitgave of de uitgelezen gegevens van een bonnetje), maar neemt geen besluiten over jou. Elk voorstel wordt door jou bevestigd of aangepast; er vindt geen geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen plaats in de zin van artikel 22 AVG.
Finnibook is een zakelijke dienst en niet bedoeld voor personen onder de 18 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen.
10. Jouw rechten
Op grond van de AVG heb je het recht om:
- Je gegevens in te zien
- Onjuiste gegevens te laten corrigeren
- Je gegevens te laten verwijderen (voor zover wettelijk toegestaan)
- Je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen (de exportfunctie in de app doet precies dit)
- Bezwaar te maken tegen verwerking of deze te beperken
- Je toestemming in te trekken (bijvoorbeeld de bankkoppeling stopzetten)
- Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Om een recht uit te oefenen mail je ons op info@finnibook.com. We reageren binnen een maand.
11. Wijzigingen in dit privacybeleid
Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie staat altijd op finnibook.com/privacy. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij je per e-mail of via een melding in de applicatie.